La dernière tache de votre journée ?

Préparer la première tache du lendemain

Ne commencez vos routines que quand vous aurez fini une chose nouvelle chaque jour.

Joyeux Noel. Nous avons tendance à faire d’abord ce que nous savons faire, avant ce qui est nouveau.

Ne vous ouvrez aux autres ( porte, courrier, réunions, …), que quand vous aurez fini une chose importante dans la journée.

Nous avons tendance à faire d’abord ce qui est urgent, avant ce qui est important.

Ne commencez ce qui va vite, les taches courtes, que quand vous aurez fini au moins une tache longue.

Nous avons tendance à faire d’abord ce qui va vite, avant ce qui est long.

Ne vous ouvrez aux autres ( porte, courrier, réunions, …) que quand vous aurez fini ce que vous avez choisi de faire.

Nous avons tendance à faire d’abord ce que les autres nous demandent, avant ce que nous avons choisi.

Prévoyez trois heures par semaine de zone tampon. Ou une demi-heure chaque matin.

Des périodes où rien n'est prévu. Pour les urgences. Parce que les choses prennent toujours plus de temps que prévu. Vous en aurez besoin.

Commencez la journée par les choses les plus déplaisantes.

Nous avons tendance à faire les choses qui nous plaisent avant celles qui nous déplaisent. Ne commencez pas les choses plaisantes avant d’avoir fait au moins une ou deux choses que vous n’aimez pas mais que vous devez faire. Programmez une activité que vous aimez vraiment en fin de journée. Récompensez-vous.

La dernière chose à faire le soir : préparer le lendemain.

Préparer vos dossiers du lendemain à la fin de votre journée de travail. Le cerveau continue à travailler la nuit sur la dernière tache effectuée la veille . Le matin, vous démarrerez mieux les dossiers préparés la veille.

Regroupez vos taches de moins de 10 minutes en une seule session de 1 heure.

Le cerveau utilise un système différent pour les taches courtes, pratiques et pour les taches longues, créatives. Un regroupement des taches par type de travail mental favorise l’efficacité

Commencez la journée par les taches longues. Défragmentez vos journées.

Réduisez de 20 % votre temps de réunions. Votre investissement souvent le moins productif.

Certains temps de réunions vous coutent plus chers qu’il ne vous profitent. Déplacements, sujets non pertinents, longueurs, retards,… Essayez d’atteindre vos objectifs avec vos interlocuteurs d’abord par mail, puis par téléconférence puis seulement par réunion. Organisez des vidéoconférences, faites vous représenter, partez quand votre point est passé, demandez de vous envoyer les conclusions.

Une seule session de lecture du courrier par jour. Réservé aux grands dirigeants.

Une seule session, une heure maximum, la boite de réception vide à la fin de l’heure. Seules y parviennent les personnes qui ont un grand sens de la délégation, une vision très claire de ce qu’elles veulent et une grande idée.

C’est le seul moyen de se défaire de 80 % des courriers en quelques minutes, pour consacrer 50 minutes aux seuls quelques messages qui valent vraiment la peine.

Préparez la veille au soir la tâche importante du lendemain matin.

Ne travaillez aucun dossier entre le grand dossier du jour que vous ouvrirez le premier le lendemain matin et sa courte préparation le soir de la veille.

Préparée la veille au premier travail du lendemain, votre intelligence aura tout mis en place durant la nuit pour un départ en force.

Faites votre cartable, préparez vos affaires, la veille et pas le matin. Votre cerveau a besoin de temps pour préparer son travail. Il travaille la nuit. Il a donc besoin de savoir dès le soir, ce que vous lui ferez faire le lendemain

Les secrets d'une bonne journée

Extraits du livre « Gagner en Efficacité »

Protégez-vous des interruptions, au moins deux heures par jour.

L'interruption d'un travail intellectuel de haut niveau fait perdre de 1 à 19 minutes au travailleur. Même si l'interruption est minime comme un simple bonjour, un téléphone ou la lecture d'un mail.

Chaque jour, prévoyez trois taches importantes d'une heure

" ...Un dossier important, une décision importante, une chose importante, c'est une heure.

A chaque moment, sa tâche

Nous avons deux pics de productivité chaque jour: 3 heures et 6 heures après notre éveil. Le pic du matin favorise la mémoire à court-terme, le pic de l'après-midi favorise la vitesse de traitement de l'information.

Terminez bien votre journée. Par les réunions, les courriers et les visites

Commencez votre journée par les choses exigeantes. Terminez là par les choses excitantes.

Quand vous êtes frais, faites ce qui est difficile, seul. Quand vous êtes fatigué, faites ce qui vous réveille, avec les autres.

Pas de réunion, pas de lecture de courrier, pas de visiteurs le matin.

Commencez bien votre journée. Décidez de l'affaire du jour

Chaque jour, la première chose à faire est de décider de votre affaire du jour. Qu'aurez-vous fait d'important avant ce soir ?

Commencez bien votre journée. Ne lisez pas votre courrier.

Ne commencez jamais votre journée par la lecture du courrier.

Ne conditionnez pas votre cerveau à s'occuper d'abord des problèmes des autres.

Essayer pendant une semaine de retarder la lecture du courrier d'une heure, vous ne saurez plus vous en passer. Et aucun malheur n'arrivera !

Consacrez votre première heure à votre affaire du jour. First, make your day.

Extrait de "Gagner en efficacité" Patrick Georges, Eyrolles Pratique